Coraz więcej polskich firm przechodzi w ostatnich latach cyfrową transformację. Jednym z jej najbardziej istotnych aspektów jest dostosowanie cyfrowego obiegu dokumentów do przepisów ochrony danych osobowych. Wyciek informacji o klientach czy pracownikach to coraz częstsze zagrożenie, które bezpośrednio może się wiązać z karami administracyjnymi. Istnieją jednak sprawdzone sposoby, które pomagają firmom dostosować się do wymogów prawnych – ekspert Canon radzi, jak usprawnić obieg dokumentów w organizacji i tym samym obronić się przed wyciekami danych.
Wiele przedsiębiorstw zrozumiało w ostatnich latach, że transformacja cyfrowa to konieczność. Do najbardziej nieprzekonanych przemówiły pandemiczne lockdowny i związana z nimi praca zdalna lub hybrydowa wprowadzona w organizacjach na szeroką skalę. W ten sposób dane pracowników i klientów nierzadko przeszły z segregatorów do świata cyfrowego. A to powoduje, że do ochrony danych trzeba podejść w zupełnie nowy – cyfrowy – sposób.
Jak bronić się przed karami? | To właśnie systemy cyfryzujące biura są dziś najpewniejszym sposobem zapewnienia zgodności z wymogami RODO. Najlepiej zwrócić uwagę na tak zwane systemy zarządzania informacjami (Information Management), przeznaczone do pozyskiwania, archiwizacji i efektywnej pracy z informacją w firmie.
Oprogramowanie tego typu pozwala odpowiednio przechowywać wrażliwe dokumenty, zapewniając dostęp do danych tylko upoważnionym osobom oraz automatycznie usuwać wrażliwe informacje po określonym czasie. Dużo prostszy staje się także audyt zgodności z RODO – w przypadku jego przeprowadzenia nie trzeba już więcej przeszukiwać obszernych segregatorów. Każdy potrzebny dokument można znaleźć dzięki czytelnym, otagowanym cyfrowym archiwom.
SŁUCHAJ PODCASTÓW NIEZBĘDNIK POLIGRAFA
Warto wziąć pod uwagę także zagrożenie związane z potencjalnym cyberatakiem. W tym zakresie najbardziej skuteczną ochronę mogą zapewnić systemy oferowane przez dużych producentów. Dzieje się tak, ponieważ firmy technologiczne nie tylko korzystają z najnowocześniejszych rozwiązań w dziedzinie cybersecurity (na przykład najskuteczniejszych protokołów szyfrowania), ale też na bieżąco dbają o aktualizację systemów pod względem aktualnych zagrożeń.
Także regularnie wykonywane audyty i certyfikacje poziomu bezpieczeństwa rozwiązań pozwalają osiągnąć wysoki poziom bezpieczeństwa danych. Takich możliwości często nie posiadają nawet najlepsi lokalni specjaliści – bo to tematy na tyle złożone, że tylko spore zespoły ekspertów IT są w stanie stale trzymać rękę na pulsie.
Tematu ochrony danych osobowych nie należy bagatelizować. Świadczy o tym chociażby wysokość kar, nakładanych przez europejskiego regulatora ds. ochrony danych osobowych. Tylko w pierwszej połowie 2022 roku firmy, w których stwierdzono naruszenia RODO, musiały zapłacić aż 97,29 milionów euro kar. To wzrost aż o 92 proc. względem analogicznego okresu w poprzednim roku. Jak oceniają specjaliści branży prawnej, nacisk na wypełnianie zobowiązań związanych z RODO będzie tylko rósł, zatem im szybciej wdroży się nowoczesne rozwiązania, tym mniejsze jest ryzyko sporej kary administracyjnej.
Źródło: Canon