Jak wybrać i nie wtopić?… Długa lista przedwdrożeniowych pytań… Nieustannie rośnie liczba podmiotów posiadających w swojej ofercie rozwiązania Web-to-Print. Oczywiście każde z nich prezentowane jest przy użyciu wielu przymiotników rozpoczynających się od naj-, są one  „najlepsze”, „najnowocześniejsze”, „najbezpieczniejsze” i „najpopularniejsze”…

Jak odnaleźć się w całej masie samych najbardziej innowacyjnych i niezawodnych rozwiązań? Przede wszystkim należy określić, czego tak naprawdę potrzebujemy i oczekujemy, a także czy obszary naszych potrzeb i oczekiwań są ze sobą choć trochę zbieżne. Przed podjęciem decyzji o wejściu w biznes w Internecie i wyborem danego systemu, decyzji która przesądzić może o wielkim sukcesie lub sromotnej porażce na rynku online, warto zadać i odpowiedzieć sobie na  parę pytań. Oto kilka z nich:

Czy mam nadzieję, że Web-to-Print rozwiążę wszystkie moje problemy?

Decyzje biznesowe nigdy nie powinny być podejmowane w oparciu o nadzieję. Web-to-Print nie jest i nigdy nie będzie receptą na sukces. Mało tego, zaangażowanie w internetowy biznes jest tak bardzo wielopłaszczyznowe, że – przynajmniej na początku przygody online – dostarczy nowych, a nie rozwiąże dotychczasowe problemy.

Kim są i będą moi klienci?

Określenie grupy odbiorców zdeterminuje kształt naszej obecności online. Pytanie więc: czy Web-to-Print posłużyć ma jako narzędzie zacieśnienia współpracy z dotychczasowymi klientami, czy ma być sposobem na pozyskanie nowych odbiorców? Odpowiedź na to pytanie będzie pierwszym indykatorem na drodze wyboru pomiędzy platformą zamkniętą, dostępną dla wybrańców, a otwartą, gdzie założeniem jest nieograniczony dostęp do możliwości złożenia zamówienia. Pojawia się tu jednak także kwestia czy decydujemy się na obsługę zarówno klientów indywidualnych i instytucjonalnych, czy ograniczamy nasz potencjalny biznes do obszaru B2B lub B2C.

Nie ma tu niestety złotego środka, ponieważ każdy z tych modeli posiada swoje zalety i wady. Model obsługi klientów indywidualnych to m.in.: właściwie natychmiastowy przepływ pieniądza i ogromna pula potencjalnych klientów, których charakteryzuje jednak stosunkowo niewielka zasobność portfela i raczej nieregularny cykl zamówień. Z drugiej strony, model obsługi klientów biznesowych, to wydłużony cash flow i bardzo wymagający (w wielu aspektach) odbiorcy, jednak dysponują oni wyższymi budżetami i są klientami mniej labilnymi, co sprawia, że rośnie tu możliwość nawiązania długofalowej współpracy.

Jaki produkt zaoferuje moim odbiorcom?

Pytanie to może wydawać się banalne, jednak faktycznie jest ono niezwykle istotne. Określenie oferowanych produktów i usług pozwoli bowiem na identyfikację potrzeb drukarni: czy pozostaje przy dotychczasowej produkcji? Czy kupuje nowe maszyny? Z jak dużą konkurencją będę musiał się mierzyć? Czy w danym segmencie jestem w stanie odróżnić się od konkurencji? Każdy z produktów poligraficznych posiada własną charakterystykę, co nie tylko determinuje np. konieczne formy uszlachetnienia, portfolio podłoży czy wymagań względem przesyłanych przez klientów plików, ale także cechy przyszłego systemu.

Czego potrzebują moi klienci?

Obsługa klientów w modelu online paradoksalnie zwiększa dostępność produktów, jednak równocześnie wpływa także na zwiększenie dystansu relacyjnego pomiędzy sprzedającym i kupującym. Pytanie także: czy klienci są w ogóle zainteresowani zlecaniem druku przez Internet? Inną kwestią jest także dobór portfolio produktów do oczekiwań przyszłych potencjalnych klientów. Nie ustalajmy więc nakładu minimalnego 100 sztuk kalendarza, jeśli zamierzamy podbić rynek B2C, a jeszcze dobitniej, nie oferujmy szerokiego spektrum przepięknych plakatów… ślepcom.

Czy posiadam niezbędne narzędzia i zasoby?

W tym przypadku nie chodzi tylko i wyłącznie o dostępność maszyn, ich obecne obłożenie i posiadanie wolnych mocy przerobowych. Należy pamiętać, że transfer usług do Internetu przemodeluje większość zachodzących w drukarni procesów. Dodatkowo nadzorowanie systemu, wprowadzanie nowych produktów czy reklamowanie usług jest równie istotne, co sam wybór narzędzia Web-to-Print. Kto będzie odpowiedzialny za jego utrzymanie? Czy posiadany zespół specjalistów jest w stanie sprostać nowym wyzwaniom?

Czy stać mnie na wejście w Web-to-Print?

Także i tu nie chodzi tylko i wyłącznie o koszt samego narzędzia Web-to-Print. To równie dobrze koszt czasu poświęconego na opracowanie nowego modelu biznesowego, zatrudnienie dodatkowych pracowników, zapewnienie ewentualnie niezbędnej infrastruktury czy nabycie dodatkowych maszyn. To również koszt reklamy usług, minimalizacja marży, a także gotowość finansowania projektu jeszcze przed tym, jak zacznie on przynosić jakiekolwiek zyski. Nie mniej istotną kwestią jest to, jak przedstawiała się będzie sytuacja danej drukarni, jeśli wejście w Web-to-Print faktycznie zakończy się porażką.

Jakiej funkcjonalności potrzebuje?

Wybór produktów, określenie posiadanego zaplecza, a także grona i preferencji klientów pozwoli na wstępne skoncentrowanie się na kwestii funkcjonalności przyszłego systemu. To o tyle istotne, ponieważ jej wskazanie pozwoli na znaczne ograniczenie puli potencjalnych dostawców systemu. Z drugiej strony, nabycie bardziej  wszechstronnego systemu może okazać się znacznie tańsze niż zakup podstawowego narzędzia i późniejsza implementacja „zapomnianych” funkcji. Poza specyfiką odbiorców i oferowanych produktów należy tu także uwzględnić to, że z systemu korzystali będą również pracownicy drukarni. Musi być on więc przejrzysty i intuicyjny nie tylko dla klientów, ale wszystkich pracujących z nim osób.

Czy system będzie kompatybilny z posiadanym zapleczem?

Nie mniej ważna jest kwestia połączenia systemu Web-to-Print z działającymi w drukarni narzędziami. Dotyczy to kompatybilności tak np. z działającym systemem księgowym, jak workflow produkcyjnym czy systemem zarządczym MIS.

Jaki tryb użytkowania wybrać?

Wykorzystanie rozwiązanie Web-to-Print może opierać się na zasadzie System as a Service – SaaS, w którym niejako dzierżawimy produkt, lub licencji. SaaS zwalnia użytkownika z konieczności utrzymania własnej infrastruktury IT, a także gwarantuje błyskawiczne posadowienie platformy. Z drugiej strony, SaaS to także konieczność comiesięcznego uiszczania opłaty abonamentowej, co jednak obniża finansową barierę wejścia w Web-to-Print oraz umożliwia stosunkowo szybkie wycofanie się z tego typu biznesu. Licencja to z kolei stosunkowo wysoki koszt inicjacyjny i konieczność samodzielnego utrzymania systemu, jednak przekłada się to na  możliwość większego wymodelowania rozwiązania pod specyficzne i unikalne wymagania drukarni.

Czy możemy zaufać konkretnemu dostawcy?

Przed decyzją o wyborze konkretnego rozwiązania należy przyjrzeć się także doświadczeniu i referencjom dostawcy. Nikt nie chce zostać przecież królikiem doświadczalnym. Sprawdźmy więc, czy dostawca posiada referencje z wdrożeń w drukarniach o podobnym profilu, ile systemów sprzedał, czy możemy wizytować którąś z drukarni, jak o systemie wypowiadają się jego dotychczasowi użytkownicy. Niemniej ważna jest wielkość i stabilność dostawcy, czyli: czy za rok nie zniknie on z rynku? Czy dysponuje odpowiednim zapleczem serwisowym i pracownikami działu wsparcia? Jak często realizowane będą update’y? Jakim doświadczeniem w poligrafii może poszczycić się dostawca?

Czy warto skorzystać z pomocy firm doradczych?

To zależy. Na takową pomoc powinniśmy zdecydować się, jeśli w ogóle nie orientujemy się w meandrach informatycznych zawiłości. Uwzględnić należy tu jednak koszt dodatkowy doradztwa, a także wybrać organizację, która a) ma doświadczenie w realizacji projektów dla poligrafii, b) jest niezależna i nie wciśnie nam danego rozwiązania tylko o dlatego, że zgarnie za to 5% prowizji od dostawcy.

Czy Web-to-Print można wypracować samodzielnie?

Tak, jednak może być to powiązane z wystąpieniem kilku ryzyk. Przede wszystkim dysponować trzeba w takim przypadku zespołem specjalistów, który będzie w stanie przekuć teorie w funkcjonalność systemu. Samodzielne wypracowanie narzędzia będzie także procesem raczej długotrwałym i może pochłonąć środki, których nie uwzględniliśmy przy decyzji o modelowaniu systemu. Istnieje spora szansa, że stworzony system będzie niefunkcjonalny. Plusem jest jednak to, że zakończone sukcesem zbudowanie własnego systemu sprawi, że będzie on narzędziem elastycznym, rozwiązaniem, nad którym panowali będziemy w 100%, a także skrojonym na miarę, bo nikt nie zna naszych potrzeb tak dobrze, jak my sami.

Czy zdajesz sobie sprawę z ryzyka?

W udzielonym nam wywiadzie Bernd Zipper, specjalista w obszarze poligrafii i e-commerce, stwierdził, że zgodnie z jego obserwacją aż 40% wszystkich projektów Web-to-Print odnosi porażkę, a pozostałe 20% radzi sobie w środowisku online mizernie. Pora więc na ostatnie pytanie:

Czy jesteś gotowy na wejście w Web-to-Print?

Autor: Piotr Głowacki

- reklama -

Co dziś generuje Ci największy problem/koszt przy produkcji opakowań i chciałbyś to zmienić?

2. Co jest największym kosztem pozostałości poprodukcyjnych?

3. Jak najszybciej zwiększyć techniczną jakość produkcji?